Acord de prelucrare a datelor

2. Rolurile, pe activitate de prelucrare

art. 4 pct. 7 si 8 · art. 28 alin. (10)

Rolurile nu se atribuie pe companie, ci pe activitate de prelucrare, fiindca aceeasi parte poate fi simultan operator pentru o activitate si imputernicita pentru alta. Repartizarea completa este in Anexa 1.

Platforma este imputernicita pentru: Contactele incarcate de client: numar, e-mail, nume, campuri proprii. Continutul mesajelor compuse si trimise de client. Starea de livrare returnata de operator pentru fiecare mesaj. Inregistrarile de consimtamant ale contactelor, pe canal si pe scop, cu sursa si momentul.

Platforma este operator, cu temei propriu, pentru: Dovada pastrata pentru fiecare mesaj TRIMIS ca la acel moment exista un consimtamant valabil. Lista de suprimare: adresele si numerele care s-au dezabonat sau au reclamat. Utilizatorii clientului: nume, e-mail, rol, parola in forma hash. Facturi, plati, cod de TVA, adresa de facturare. Jurnale de autentificare, adrese IP, evenimente de securitate. Continutul cererilor de asistenta si al corespondentei cu suportul. Masurarea traficului pe site-ul public, inainte de autentificare.

Consecinta pe care Clientul trebuie sa o cunoasca inainte de semnare: pentru activitatile in care Platforma este operator, o instructiune a Clientului de stergere nu se executa. Activitatile in cauza si motivul fiecareia sunt in Anexa 1, coloana "Se sterge la instructiune".

Cazul cel mai important este lista de suprimare. Daca o inregistrare de dezabonare ar putea fi stearsa la cererea Clientului, stergerea ar face persoana contactabila din nou, adica dreptul de opozitie al destinatarului ar putea fi anulat de cel caruia s-a opus. De aceea Platforma este operator pentru acea inregistrare si nu o sterge la instructiune.

Daca in urma unei analize concrete o autoritate de supraveghere sau o instanta ar stabili ca pentru o anumita activitate Platforma a acționat ca operator desi acordul o descrie ca imputernicita, acest acord nu limiteaza consecintele acelei constatari.

3. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrarii

art. 28 alin. (3) teza introductiva

Obiectul: prelucrarea datelor personale pe care Clientul le incarca sau le genereaza in Platforma, pentru a trimite mesaje prin canalele pe care Clientul le alege si pentru a-i arata rezultatul.

Durata: atat cat contul Clientului este activ, plus perioadele de pastrare din secțiunea 12. Acordul inceteaza odata cu contractul principal, cu excepția obligatiilor care ii supravietuiesc si care sunt numite explicit acolo.

Natura: colectare prin incarcare sau prin interfata de programare, stocare, organizare in liste si segmente, consultare, transmitere catre subimputernicitii din Anexa 3 in scopul livrarii, si stergere.

Scopul: exclusiv executarea instrucțiunilor Clientului. Platforma nu foloseste datele destinatarilor Clientului pentru scopuri proprii, nu le combina intre clienti, nu le vinde si nu antreneaza modele pe ele.

Categoriile de date si de persoane vizate sunt in Anexa 1. Clientul nu trebuie sa incarce categorii speciale de date in sensul art. 9, iar Platforma nu este configurata pentru ele.

4. Instrucțiuni documentate

art. 28 alin. (3) lit. a)

Platforma prelucreaza numai la instrucțiunea Clientului. Instrucțiunile documentate sunt, in aceasta ordine: acest acord si Termenii si Condițiile; configurarea contului; si acțiunile efectuate din interfata sau prin interfata de programare, care sunt ele insele instrucțiuni si sunt inregistrate ca atare.

O instrucțiune care depaseste acest acord se da in scris si poate fi refuzata daca ar cere Platformei sa incalce legea sau sa dezactiveze o masura de protecție a destinatarilor.

Platforma informeaza Clientul daca, in opinia ei, o instrucțiune incalca Regulamentul sau alta dispoziție privind protecția datelor, si poate suspenda executarea pana la clarificare.

Verificarile automate nu constituie o instrucțiune si nu inlocuiesc temeiul Clientului. Platforma verifica consimtamantul inregistrat inainte de fiecare trimitere si respecta lista de suprimare, dar nu poate deosebi o lista colectata legal de una colectata ilegal, iar refuzul unui mesaj nu inseamna aprobarea celor care trec.

5. Confidențialitate

art. 28 alin. (3) lit. b) · art. 29 · art. 32 alin. (4)

Accesul la datele Clientului este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru a presta serviciul sau pentru a rezolva o problema semnalata.

Persoanele cu acces sunt obligate la confidențialitate prin contract, iar obligația supravietuieste incetarii raportului de munca sau de colaborare.

Personalul Platformei nu citeste continutul mesajelor Clientului in afara cazurilor in care Clientul cere asistenta pentru o problema anume, sau in care este necesar pentru a investiga un incident de securitate ori un abuz semnalat.

6. Masuri de securitate

art. 28 alin. (3) lit. c) · art. 32

Masurile tehnice si organizatorice implementate sunt descrise in Anexa 2. Anexa distinge intre masurile implementate in codul Platformei si cele care depind de furnizorul de gazduire, fiindca a le prezenta pe toate ca proprii ar fi inexact.

Masurile sunt cele adecvate riscului la data acestui acord si pot fi modificate, cu condiția sa nu scada nivelul de protecție.

Acest acord nu conține o garanție de disponibilitate, un nivel de serviciu si nici penalitati aferente. Daca un astfel de angajament este cerut, se negociaza separat si se scrie in contract, nu aici.

7. Subimputerniciți și mecanismul de autorizare

art. 28 alin. (2) · art. 28 alin. (3) lit. d) · art. 28 alin. (4)

Clientul autorizeaza in general folosirea subimputernicitilor din Anexa 3. Anexa arata, pentru fiecare, ce face, ce categorii de date atinge si daca primeste date ASTAZI sau doar ar putea primi dupa o configurare.

Distincția aceasta este deliberata si este mai stricta decat o lista simpla: un subimputernicit integrat dar neconfigurat nu primeste nimic, iar Clientul trebuie sa stie ce anume il porneste inainte, nu in ziua in care este pornit. Coloana "Se activeaza prin" spune exact asta.

Platforma informeaza Clientul cu cel puțin 30 de zile inainte de a adauga un subimputernicit nou sau de a inlocui unul existent. In acest termen Clientul poate obiecta in scris, motivat, pe temeiuri de protecție a datelor.

Daca obiecția nu poate fi rezolvata, Clientul poate denunța partea de serviciu afectata fara penalitate. Platforma nu impune schimbarea printr-o acceptare tacita a unei modificari de termeni.

Platforma impune fiecarui subimputernicit obligatii de protectie a datelor echivalente celor din acest acord si ramane raspunzatoare fata de Client pentru prelucrarile lui.

8. Transferuri internaționale

art. 44-49 · art. 46 alin. (2) lit. c)

Unde prelucrarea are loc in afara Spațiului Economic European, transferul se face numai pe un temei din capitolul V al Regulamentului: o decizie de adecvare, clauzele contractuale standard adoptate de Comisie, sau alt mecanism aplicabil.

Anexa 3 arata regiunea de prelucrare pentru fiecare subimputernicit. Unde coloana spune "nedeterminat", motivul este scris: regiunea depinde de contul si de planul furnizorului, nu de codul Platformei, si nu poate fi citita din el. Aceste valori se completeaza din consolele furnizorilor inainte ca acordul sa fie semnat.

Pentru subimputernicitii la care transferul in afara SEE este probabil, Anexa 3 il marcheaza explicit si cere tratarea lui inainte de activare, nu dupa. Platforma nu activeaza un astfel de canal pentru datele Clientului fara ca temeiul transferului sa fie stabilit.

La cererea Clientului, Platforma pune la dispoziție clauzele in vigoare si, unde exista, evaluarea de impact a transferului.

9. Asistență la drepturile persoanelor vizate

art. 28 alin. (3) lit. e) · art. 12-22

Cererile destinatarilor Clientului se adreseaza Clientului, care este operatorul lor. Platforma nu raspunde direct in numele Clientului si nu ii poate substitui decizia.

Platforma pune la dispoziție in interfata mijloacele prin care Clientul isi poate onora obligatiile: caut, export si stergerea datelor unui contact, plus istoricul mesajelor si al consimtamantului pentru acel contact.

Daca o cerere ajunge direct la Platforma, aceasta o transmite Clientului fara intarziere nejustificata si nu o soluționeaza singura.

O excepție, scrisa aici ca sa nu surprinda: o cerere de opozitie la primirea de mesaje se executa imediat, prin includerea in lista de suprimare, indiferent de instrucțiunea Clientului. Motivul este in secțiunea 2.

10. Incidente de securitate

art. 28 alin. (3) lit. f) · art. 33 alin. (2) · art. 33 · art. 34

Platforma notifica Clientul fara intarziere nejustificata dupa ce ia cunostința de o incalcare a securitatii care afecteaza datele Clientului.

Notificarea conține ce se cunoaste la momentul ei: natura incalcarii, categoriile si numarul aproximativ de persoane si de inregistrari afectate, consecintele probabile si masurile luate sau propuse. Informatia se completeaza pe masura ce devine disponibila, in loc sa fie amanata pana este completa.

Notificarea autoritatii de supraveghere si, unde este cazul, a persoanelor vizate este obligația Clientului ca operator. Platforma il asista cu informatiile pe care le deține.

Platforma nu notifica autoritatea in numele Clientului pentru datele in care este imputernicita, fiindca nu este rolul ei si o notificare facuta de partea greșita nu il descarca pe operator.

11. Asistență la evaluarea impactului

art. 28 alin. (3) lit. f) · art. 32 · art. 35 · art. 36

Unde Clientul trebuie sa efectueze o evaluare a impactului asupra protecției datelor sau o consultare prealabila a autoritatii, Platforma il asista cu informatiile pe care numai ea le deține: ce date se prelucreaza efectiv, unde, prin ce subimputerniciți si cu ce masuri de securitate.

Anexele 1, 2 si 3 sunt scrise ca sa fie folosite direct in acea evaluare, si sunt generate din configurația reala, nu redactate separat: o anexa scrisa de mana ar putea descrie altceva decat ce face sistemul.

Decizia daca evaluarea este necesara si concluzia ei raman ale Clientului.

12. Ștergerea sau returnarea datelor

art. 28 alin. (3) lit. g)

La incetarea serviciului, Clientul poate exporta datele din interfata. La cererea lui, Platforma le si returneaza intr-un format structurat, folosit in mod curent.

Dupa incetare, datele Clientului se sterg. Se pastreaza numai ce este numit aici, si numai pentru motivul scris:

Dovada pastrata pentru fiecare mesaj TRIMIS ca la acel moment exista un consimtamant valabil. Motiv: Este urma care arata ca o trimitere anume a fost legala, si serveste raspunderea platformei, nu pe a clientului. Daca ar putea fi stearsa la cererea clientului a carui trimitere o justifica, ar disparea exact in situatia in care ar conta. Pagina GDPR o descrie deja separat de evidenta clientului. Lista de suprimare: adresele si numerele care s-au dezabonat sau au reclamat. Motiv: Inregistrarea exista ca sa impiedice contactarea unei persoane care s-a opus. Daca ar fi o inregistrare a clientului, clientul ar putea instrui stergerea ei, iar stergerea ar face persoana contactabila din nou: dreptul de opozitie ar putea fi anulat de cel careia s-a opus. Platforma este deci operator pentru ea, cu temei propriu. Facturi, plati, cod de TVA, adresa de facturare. Motiv: Documentele financiare se pastreaza pentru o obligatie legala de arhivare, care nu se poate suspenda la cererea clientului. Jurnale de autentificare, adrese IP, evenimente de securitate. Motiv: Se tin pentru obligatia proprie de securitate a platformei, nu la instructiunea clientului. Un client nu poate cere stergerea jurnalului care ar dovedi un acces neautorizat in contul lui. Masurarea traficului pe site-ul public, inainte de autentificare. Motiv: Nu are legatura cu datele clientului si nu ruleaza in aplicatia autentificata. Temeiul este consimtamantul vizitatorului, tratat in politica de cookie-uri, nu in DPA.

Nicio alta categorie nu se pastreaza. Copiile de siguranța se rotesc si datele dispar din ele odata cu rotația, nu printr-o stergere separata din fiecare copie.

Platforma nu condiționeaza stergerea de plata unei sume si nu retine datele ca mijloc de presiune comerciala.

13. Audit și informarea de conformitate

art. 28 alin. (3) lit. h)

Platforma pune la dispoziția Clientului informatiile necesare pentru a demonstra respectarea obligatiilor din art. 28 si permite auditarea prelucrarilor.

In practica, auditul se desfasoara astfel: Clientul trimite intrebarile in scris; Platforma raspunde in 30 de zile; daca raspunsul nu este suficient, se convine o verificare la fața locului sau de la distanța, cu preaviz rezonabil, in orele de lucru si fara a afecta datele altor clienti.

Platforma nu invoca un certificat pe care nu il are ca sa refuze auditul. Nu exista astazi nicio certificare si niciun raport de audit independent asupra acestui sistem, si acest acord nu pretinde contrariul.

Costul unui audit la fața locului cerut de Client, dincolo de raspunsul scris, se suporta de Client, cu excepția cazului in care auditul constata o neconformitate.

14. Raportul cu Termenii și Condițiile

Acest acord face parte din Termenii si Condițiile si nu le inlocuieste.

In caz de contradicție intre acest acord si orice alt document contractual, pe chestiuni de protecție a datelor prevaleaza acest acord. Pe orice alta chestiune prevaleaza Termenii.

Nulitatea unei clauze nu afecteaza restul acordului.

Legea aplicabila si jurisdicția sunt cele din Termeni. Acest acord nu le modifica si nu introduce o alta instanța.

Anexa 1. Detaliile prelucrarii

Generata din data/legal/roles.ts. Rolul este pe activitate, nu pe companie, si coloana finala spune daca o instructiune de stergere a Clientului se executa.

Anexa 2. Masuri tehnice și organizatorice

Coloana "Cine o asigura" exista fiindca a prezenta masurile furnizorului de gazduire ca fiind proprii ar fi inexact. O masura care depinde de configurarea unui furnizor se verifica in consola lui, nu in acest repo.

Anexa 3. Lista subimputerniciților

Generata din data/legal/subprocessors.ts, unde fiecare intrare are o dovada in cod si un test verifica faptul ca dovada exista. Coloana "Starea" distinge cine primeste date astazi de cine ar putea primi dupa o configurare, iar "Se activeaza prin" spune exact ce o porneste.